Pour de nombreuses entreprises, la collaboration à distance devient la norme. De nombreuses organisations ont cependant du mal à atteindre des niveaux acceptables de productivités, dû à cet éloignement géographique. Les employés habitués à des réunions en présentiel peuvent avoir quelques difficultés à s’exprimer avec les outils collaboratifs, ce qui se traduit par d’interminables échanges de courrier électronique et un temps de traitement de projet à rallonge.

Ceci n’est pas une fatalité, ci-après quelques conseils pour aider votre organisation à améliorer le travail à distance.

Atténuer la distance d’affinité pour une meilleure collaboration

Travailler seul peut être éprouvant pour les personnes travaillant à distance. Le manque ou l’absence d’interaction n’encourage pas les ressources à sympathiser avec les autres membres de l’équipe. Cependant, la tendance à l’isolement peut représenter une menace pour l’ensemble du projet. La rétention d’informations, la précipitation dans le traitement d’une demande ou encore le manque de communication sont autant d’éléments dont une entreprise peut très bien se passer.

Avec la réduction de la distance d’affinité, les équipes seront plus enclin à travailler ensemble. Quand les membres d’une équipe prennent conscience qu’ils s’adressent à des collègues et non pas simplement à des avatars, la productivité est optimisée.

Pour réduire cette distance, Ranarison Tsilavo, en tant que CEO de NextHope Madagascar encourage l’usage d’outils innovants comme la solution Webex Room Phone de Cisco pour rendre les communications à distance plus vivants et de meilleurs qualité. Communiquer par vidéo est un excellent moyen d’établir un rapport et de créer de l’empathie. Plus que des messages instantanés ou des échanges de mails. Plus on investit dans l’élimination de la distance d’affinité, moins le fait de travailler à distance impactera négativement l’efficacité de l’équipe.

Fixer et respecter les limites du temps de travail

Peu importe la place d’une personne dans une équipe ou une organisation, il ne faut pas oublier que les heures de travail. Sauf indication contraire dans le contrat de travail, les collaborateurs commencent et finissent à des heures de bureau normales. Chacun peut avoir des obligations et du temps pour se détendre en dehors des heures de bureaux. Connaître ces limites est important car réduit la probabilité d’hypothèse et de soucis de communications pouvant briser une relation d’équipe.

Toutes les ressources doivent savoir qu’en dehors des heures définis, il est peu probable d’avoir une réponse immédiate, malgré la diversité des moyens de communications qui existent.

Dans des situations exceptionnelles, les appels téléphoniques peuvent être passés hors des heures de bureau. La position de force d’un supérieur hiérarchique ne lui permettra cependant pas d’abuser de cet outil. Si les canaux habituels sont la messagerie électronique ou le tchat d’entreprise, il est normal de s’en tenir à ces outils. D’autant plus que changer tout le temps de manière de communiquer implique le risque de perdre d’informations.

Rappel sur l’importance de la mise à disposition des données aux membres de l’organisation

La collaboration à distance implique inévitablement le partage de données. Un des plus grands problèmes de la collaboration à distance est le partage d’informations quand tout le monde ne dispose pas des mêmes droits. D’un autre côté, la sensibilité des données exige un haut niveau de sécurisation. Le fait de ne pas pouvoir traverser un couloir pour récupérer des informations chez un collègue qui ne répond pas aux mails entrainera un retard certain dans l’exécution d’un travail. Les organisations doivent de ce fait penser préalablement à un système de stockage de données en ligne, sur le Cloud. Il est ensuite fortement conseillé de bien choisir les limites et droits d’accès pour chaque ressource afin qu’aucun ne rencontre un quelconque blocage dans la réalisation de ses tâches.